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DECLARAÇÃO DA RAIS ANO-BASE 2016 DEVE SER ENTREGUE ATÉ 17-3-2017


Nesta Orientação, abordaremos os aspectos que devem ser observadospara fins de preenchimento da Rais – Relação Anual de InformaçõesSociais ano-base 2016, que é, no País, uma das fontes estatísticasmais confiáveis sobre o mercado de trabalho formal, e quepossibilita, aos trabalhadores que fazem jus, o recebimento doAbono Salarial do PIS/Pasep.

1. QUEM DEVE ENTREGAR

A Rais deve ser entregue por:

a) todos os empregadores, conforme definidos na CLT – Consolidação das Leis do Trabalho;

b) inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimentoque não teve empregados ou manteve suas atividades paralisadasdurante o ano-base está obrigado a entregar a Rais Negativa;

c) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outrasformas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada noexterior;

d) empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionaisliberais) que mantiveram empregados no ano-base;

e) empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;

f) empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregadosno ano-base;

g) condomínios e sociedades civis;

h) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;

i) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresaspúblicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nasJuntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de

Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios deregistro de pessoa jurídica;

j) órgãos da administração direta e indireta dos governos federal,estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercíciodas profissões liberais.

1.1. FILIAIS, AGÊNCIAS OU SUCURSAIS

A empresa que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar aRais separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendidocomo tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoriade órgão-estabelecimento.

No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, aRais de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente,por local de trabalho dos empregados/servidores.

1.2. ESTABELECIMENTO ISENTO DE INSCRIÇÃO NO CNPJ

O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI – Cadastro Específico do INSS. Nessacategoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanase rurais que mantiveram empregados.

1.3. INSCRIÇÃO SIMULTÂNEA NO CNPJ E CEI

Oestabelecimento inscrito simultaneamente no CNPJ e no CEI deveapresentar a declaração da Rais de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI, asinformações devem ser declaradas no CEI, e se for pelo CNPJ, asinformações devem ser declaradas no CNPJ.

Ressaltamos que, no caso da declaração ser prestada no CEI, devehaver também a declaração da Rais Negativa do CNPJ.

1.4. FALÊNCIA OU LIQUIDAÇÃO

O estabelecimento em liquidação deve entregar a Rais mesmo noscasos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidosna legislação específica.

1.5. MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL

O MEI – Microempreendedor Individual que possui empregado deve declarar a Rais positiva, tendo em vista não haver expressamente nalegislação dispensa neste sentido.

Porém, o MEI que não possui empregado está dispensado da transmissãoda Rais Negativa.

2. QUEM DEVE SER RELACIONADO

Na Rais de cada estabelecimento, devem ser relacionados todos os vínculos empregatícios havidos ou em curso no ano-base, e nãoapenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:

a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado,inclusive a título de experiência;

b) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido pela Lei 9.601/98;

c) aprendizes (maiores de 14 anos e menores de 24 anos);

d) trabalhadores temporários, regidos pela Lei 6.019/74;

e) empregados de cartórios extrajudiciais;

f) trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, coma intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra ou dosindicato da categoria);

g) trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;

h) dirigentes sindicais;

i) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do FGTS – Fundo de Garantiado Tempo de Serviço;

j) trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, pela Administração Federal, Autarquias e Fundações Públicas, paraatender à necessidade temporária de excepcional interesse público;

k) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido por Lei Estadual;

l) trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regido por Lei Municipal;

m) trabalhadores licenciados.

2.1. TRABALHADOR AVULSO

O sindicato ou órgão gestor de mão de obra ou a empresa contratada, que no ano-base congregou trabalhadores avulsos, devefornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das

relacionadas com seus próprios empregados.

Dessa forma, a empresa tomadora de serviços não deve declararesses trabalhadores em sua Rais.

2.2. APRENDIZ CONTRATADO POR ENTIDADE SEM FINS LUCRATIVOS

Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informadosna Rais declarada pela entidade contratante respectiva.

Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividadespráticas da aprendizagem não deve declará-lo na sua Rais.

2.3. DIRIGENTE SINDICAL

Caso o dirigente sindical perceba remuneração tanto pelo sindicatoquanto pelo estabelecimento/órgão de origem, o mesmo deve serdeclarado na Rais de ambas as partes. Contudo, se a remuneraçãofor paga exclusivamente pelo sindicato, apenas este deve declará-lo

na Rais.

3. QUEM NÃO DEVE SER RELACIONADO

Não devem ser relacionados na Rais:

a) autônomos;

b) estagiários;

c) empregados domésticos;

d) diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido o FGTS;

e) cooperados ou cooperativados;

f) eventuais; e

g) ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores etc.), a partir da data da posse, desde que nãotenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem.

4. PRAZO DE ENTREGA

O prazo de entrega da Rais teve início no dia 17-1 e encerra no dia17-3-2017, para qualquer forma de declaração e independentementedo número de empregados.

Após este prazo, que não será prorrogado, a entrega da declaraçãocontinua sendo obrigatória, porém está sujeita a multa, conformeconsta no item 12 deste Comentário.

4.1. ENTREGA FORA DO PRAZO

Após 17-3-2017, a declaração da Rais 2016 e as declarações deexercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico deverão sertransmitidas por meio da internet.

Para gerar a declaração da Rais fora do prazo legal, os responsáveisdeverão utilizar os programas disponíveis nos endereços eletrônicoshttp://trabalho.gov.br/index.php/rais e http://www.rais.gov.br.

5. PROGRAMA DA RAIS

O estabelecimento com vínculo empregatício, no ano-base, deveráutilizar obrigatoriamente o GDRAIS2016 – Programa Gerador deDeclaração Rais, obtido nos endereços eletrônicos citados nosubitem 4.1, para declarar e fazer a transmissão pela internet.

Na geração da Rais, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEIdiferentes e em qualquer quantidade.

O programa GDRAIS2016 providenciará a geração do arquivo deentrega com os estabelecimentos selecionados.

O arquivo da declaração deverá ser gravado no disco rígido, utilizandoa opção “Declaração”, item “Gravar Declaração”, disponívelno programa GDRAIS2016.

5.1. FINALIDADES

O programa GDRAIS2016 tem duas finalidades:

a) gerador da declaração da Rais – desenvolvido para o estabelecimentoque não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado;

b) analisador de arquivo Rais – desenvolvido para o estabelecimentoque possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado,com o objetivo de validar o arquivo gerado, conforme o layout doGDRAIS2016.

No caso mencionado na letra “a”, após a digitação das informações,o declarante deverá emitir os relatórios necessários para correçãode erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cópiasde segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas àdisposição da fiscalização. Recomenda-se fazer mais de uma cópiade segurança.

6. COMO ENTREGAR

A declaração deve ser entregue por meio da internet, estando isentade pagamento de tarifa.

O envio da declaração será efetuado nas funções “Gravar Declaração”ou “Transmitir Declaração” do aplicativo GDRAIS2016.

A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no discorígido.

Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS2016 nãopoderão ser transmitidos.Para entregar a declaração da Rais por meio da internet, o estabelecimentodeverá efetuar um dos seguintes procedimentos:

a) selecionar no GDRAIS a opção “Declaração” e a seguir a opção“Transmitir Declaração” ou acionar o ícone correspondente, ou aindaacionar o botão transmitir na tela do assistente de gravação. Seráexibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se encontra adeclaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botãotransmitir.

b) será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com Certificado Digital.

6.1. DADOS DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA DA RAIS

Neste campo devem ser informados os dados cadastrais do escritóriode contabilidade, do profissional liberal ou do próprio estabelecimentoresponsável pela entrega do arquivo.

Durante a gravação do arquivo, serão solicitados os seguintes dadosdo responsável pelo preenchimento e entrega da declaração: inscriçãono CNPJ/CEI/CPF; razão social/nome; endereço do estabelecimentoou do responsável pela declaração; e-mail e telefone (comDDD) para contato; nome completo, data de nascimento (formatoDD/MM/AAAA) e CPF do responsável pela entrega.

As informações referentes aos dados do responsável não poderãoser retificadas.

6.2. DECLARAÇÃO CENTRALIZADA

Quando se tratar de declaração centralizada, a Rais das filiaispoderá ser entregue por meio da internet pela matriz, desde que ostrabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa à qual estiveramvinculados.

6.3. ENCERRAMENTO DAS ATIVIDADES

O estabelecimento que encerrou as atividades em 2016 e nãoentregou a declaração da Rais deve marcar a opção “Encerramentodas Atividades”, disponível no programa GDRAIS2016, e informar adata do encerramento de suas atividades.

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatóriae deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividadesdo estabelecimento.

6.3.1. Encerramento no Decorrer de 2017

No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2017, oestabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizandoo programa GDRAIS2016, e informar no campo data do encerramento,o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo declaradaa Rais (formato DD/MM/AAAA).

A data de desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatóriae deve ser menor ou igual à data de encerramento das atividadesdo estabelecimento.

A declaração da Rais referente ao ano-base 2016 também deveráser entregue.

6.3.2. Encerramento em Anos-base Anteriores

Na hipótese de encerramento das atividades, em anos-base anteriores,os estabelecimentos deverão utilizar o programa GDRAISGenérico, que está disponível nos endereços eletrônicos mencionadosno subitem 4.1.

7. RAIS NEGATIVA

É a declaração da Rais na qual são fornecidos somente os dadoscadastrais do estabelecimento que não possuiu empregados oumanteve suas atividades paralisadas durante o ano-base.

7.1. ESTABELECIMENTO INSCRITO NO CNPJ

O estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregadosdurante todo o ano de 2016 ou que permaneceu inativo no ano-baseestá obrigado a entregar a Rais Negativa.

Neste caso, deverá informar apenas os campos que identificam o mesmo,podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRAIS2016 ouRais Negativa Web (formulário) obtidos nos endereços eletrônicosmencionados no subitem 4.1.

7.2. ESTABELECIMENTO INSCRITO NO CEI

O estabelecimento inscrito no CEI que não possui empregados ouque manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base estádispensado de entregar a Rais Negativa.

8. CERTIFICAÇÃO DIGITAL

O uso de certificado digital válido, emitido por Autoridade Certificadoraintegrante da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves PúblicasBrasileira, é obrigatório para a transmissão da declaração da Rais,nas seguintes hipóteses:

a) estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos; e

b) arquivo que tiver 11 vínculos ou mais.

8.1. RESPONSÁVEL PELO ENVIO

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital depessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificadodigital do responsável pela entrega da declaração, sendo queeste pode ser um CPF ou um CNPJ.

8.2. DECLARAÇÃO DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrãoICP-Brasil para a transmissão da declaração da Rais de exercíciosanteriores, exceto para a transmissão da Rais Negativa.

A Rais de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilizaçãodo aplicativo GDRAIS Genérico, e os valores das remuneraçõesdeverão ser apresentados na moeda vigente no respectivoano-base.

8.3. NÃO OBRIGATORIEDADE

Cabe ressaltar que o uso do certificado digital não é obrigatório para:

a) transmissão da Rais Negativa;

b) os estabelecimentos/arquivos com menos de 11 vínculos; e

c) o MEI.

Para os estabelecimentos que não se enquadram na obrigatoriedade,a utilização da certificação digital continuará facultativa,com a opção de transmitirem sua declaração por meio da certificação

digital, caso possuam.

9. RETIFICAÇÃO DA RAIS ANO-BASE 2016

Detectando-se erros na declaração enviada, seja nos campos doestabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimentodeverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação:

a) dados do estabelecimento, exceto os campos CNPJ/CEI ou CEIVinculado– clicar no menu “Declaração já Entregue” e, em seguida, na opção“Retificação Dados do Estabelecimento”, disponível no endereçohttp://www.rais.gov.br, preencher corretamente o formulário comtodos os dados solicitados e, em seguida, clicar na opção “Enviar”;

b) dados dos empregados, exceto os campos PIS/Pasep, data deadmissão, data de desligamento e CBO– utilizar o programa GDRAIS2016 para fazer as devidas correções egravar a declaração retificadora. No momento da gravação doarquivo, será solicitado o número do Crea – Controle de Recepção eExpedição de Arquivo da declaração enviada anteriormente, referenteao estabelecimento que está sendo retificado.

No arquivo da retificação, devem ser gravados somente os empregadosque foram corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a seremincluídos. Os empregados declarados corretamente não devemconstar na declaração retificadora, para evitar duplicidades.

9.1. RETIFICAÇÃO DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

Caso o estabelecimento necessite retificar declarações da Rais deexercícios anteriores, deverá consultar os procedimentos constantesno endereço http://www.rais.gov.br, menu “Declaração já

Entregue” e, em seguida, selecionar a opção desejada.

9.2. RAIS RETIFICADORA

As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderãoocorrer, sem multa, até o dia 17-3-2017.

10. EXCLUSÃO DA RAIS ANO-BASE 2016

Detectando-se erros na declaração enviada, referente aos camposCNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/Pasep, data de admissão, data dedesligamento e CBO, o estabelecimento deverá adotar os seguintesprocedimentos:

a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado

– gerar uma nova Rais corretamente do estabelecimento com todosos empregados e transmitir o arquivo por meio da internet;

– excluir a declaração incorreta do estabelecimento, utilizando omenu “Declaração já Entregue” e, em seguida, a opção “Exclusãode Estabelecimento ano-base 2016”, disponível no endereçohttp://www.rais.gov.br;

– preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive, onúmero do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção“Enviar”.

b) PIS/Pasep, data de admissão, data de desligamento e CBO

– gerar uma nova Rais corretamente do estabelecimento, incluindosomente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e transmitir oarquivo por meio da internet;

– excluir o PIS/Pasep do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizandoo menu “Declaração já Entregue” e, em seguida, a opção“Exclusão de Vínculos ano-base 2016”, disponível no endereço

http://www.rais.gov.br;

– preencher todos os dados solicitados no formulário, inclusive, onúmero do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção“Enviar”.

11. RECIBO DE ENTREGA

O recibo de entrega deverá ser impresso 5 dias úteis após a entregada declaração, utilizando os endereços eletrônicos mencionados nosubitem 4.1, na opção “Impressão de Recibo”.

11.1. PROTOCOLO DE TRANSMISSÃO

Deve ser preservado o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecidono ato da transmissão do mesmo, onde consta o número doCrea, que juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatóriopara emissão do recibo de entrega da Rais pela internet.

Para os canteiros de obras, deve ser informado também o CEI Vinculado.Caso tenha sido perdido o Protocolo de Transmissão de Arquivo, aconsulta do número do Crea pode ser realizada acessando o endereçohttp://www.rais.gov.br/sitio/consulta_crea_identificacao.jsf.

12. PENALIDADES

O empregador que não entregar a Rais no prazo legal ficarásujeito à multa que varia de R$ 425,64 a R$ 42.564,00, acrescidosde R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega

da Rais respectiva ou da lavratura do auto de infração, se esteocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicação, mencionado anteriormente,quando decorrente da lavratura de auto de infração,deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximode R$ 42.564,00, a critério da autoridade julgadora, na seguinteproporção:

a) de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

b) de 5% a 8% – para empresas com 26 a 50 empregados;

c) de 9% a 12% – para empresas com 51 a 100 empregados;

d) de 13% a 16% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

e) de 17% a 20% – para empresas com mais de 500 empregados.

12.1. OMISSÃO DE INFORMAÇÕES OU DECLARAÇÃO FALSAOU INEXATA

Oempregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ouinexata ficará sujeito à multa a ser cobrada em valores monetários apartir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitidoou declarado falsa ou inexatamente.

12.2. DOBRA DA PENALIDADE

O valor resultante da aplicação das penalidades previstas nos itens12 e 12.1 será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ouomissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega daRais em referência.

Assim sendo, em relação à Rais ano-base 2016, se a entrega ou acorreção do erro ou omissão ocorrer a partir de 1-1-2018, a penalidadeserá dobrada.

Da mesma forma, o valor resultante da aplicação das multas decorrentesde quaisquer penalidades será dobrado, no caso de reincidência,oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

12.3. RECOLHIMENTO DA INFRAÇÃO

Orecolhimento da infração relativa à Rais deve ser efetuado por meio doDarf – Documento de Arrecadação de Receitas Federais, sob o Códigode Receita 2877 e número de referência 3800165790300842-9.

13. NÃO ISENÇÃO DA OBRIGATORIEDADE DE DECLARAR

É de responsabilidade do empregador corrigir as informações daRais antes de efetuar a entrega, para não prejudicar o empregado norecebimento do abono salarial.

A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multacorrespondente ao atraso, a não entrega da Rais ou a entregacom erros ou omissões não isenta o empregador da obrigatoriedade

de prestar as informações requeridas pelo Ministério doTrabalho.

14. GUARDA DE DOCUMENTOS

O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante 5 anos,à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentoscomprobatórios do cumprimento das obrigações relativas aoMinistério do Trabalho, a saber:

a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e

b) o recibo de entrega da Rais.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Constituição Federal de 1988 – artigo239;Lei 7.998, de 11-1-90 – artigo 25;Lei Complementar 123, de 14-12-2006; Portaria 14MTE, de 10-2-2006 (Portaria 688 MTE, de24-4-2009; Portaria 1.464 MTb, de 30-12-2016 –Manual de Orientação da Rais – Ano-Base 2016 Resolução 94 CGSN, de 29-11-2011 – artigo 102;Ato Declaratório Executivo 72 Corat, de 12-8-2004.

#DECLARAÇÃODARAIS

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